Scanservice und PDF⁄A.
Als Scan-Dienstleister sind wir noch vor einiger Zeit bei unseren Kunden zum Thema PDF⁄A auf viel Unsicherheit gestoßen. Daher galt es für uns als Full-Service-Unternehmen, diese Kunden über die Vorteile von PDF⁄A aufzuklären. Heute findet man immer mehr Ausschreibungen mit der konkreten Anforderung nach dem digitalen Langzeitarchivformat PDF⁄A.
Die digitale Archivierung von großen Dokumentenmengen, wie wir sie für unsere Großkunden wie z.B. TÜV Rheinland und DKV umsetzen, bedarf einer spezifizierten Herangehensweise.
Die Herausforderung bei solchen Aufgaben besteht darin, die Qualität und Zeit der digitalen Umsetzung zu optimieren und natürlich letztendlich auch die Kosten zu minimieren.
Grundlegender Ansatz ist zumeist bei dem Qualitäts-Gesichtspunkt, dass das digitale Ergebnis dem Anwender mindestens eine 1:1-Umsetzung gewährleistet.
Durch die sehr guten Kompressionsmöglichkeiten bei PDF bzw. PDF⁄A ist ein wichtiger grafischer Qualitätsfaktor - Scannen in Farbe - im Hinblick auf eine optimale Wiedergabe in Kombination mit kleinen Datenmengen ein wichtiger Faktor. Auch die Darstellung von Dokumentenzusammenhängen können wir im Format PDF⁄A sichern. Zusätzlich bietet das Format PDF⁄A die Möglichkeit einer automatischen Volltextsuche (durch OCR).
Unsere Strategie für jedes individuelle Projekt, basierend auf dem Einsatz von qualifiziertem Personal und hochwertiger Hard- und Software, betrachtet die folgenden Aspekte:
- Analysieren und Abstimmen der Kunden-Anforderungen
(aus denen sich dann die konkrete Umsetzungsarbeit ergibt)
- Aufsplitten der Arbeit in unabhängige Teilaufgaben
- Individuelle Optimierung der Umsetzung jeder Teilaufgabe
- Kombination der Teilaufgaben durch einen maximal automatisierten Workflow
- Ausgabe in PDF⁄A, um die Umsetzung optimal im Hinblick auf Qualität und Langzeitsicherheit abzulegen
Bei unseren Kunden TÜV Rheinland (Abt. Immissionsschutz) und DKV (Abt. Gebäudemanagement) waren die klassischen Entscheidungskriterien für eine Dokumentations-Digitalisierung:
- optimale grafische Umsetzung - daher Farbe
- Möglichkeit der Textsuche
- Langzeitstabilität der digitalen Akten
Eine realitätsnahe Bemusterung in Kombination mit einer attraktiven Dateigröße hat nach intensiver Beratung zu dem klaren Auftrag einer Umsetzung in das Format PDF⁄A geführt.
Hier geht's zum PDF/A-Newsletter 2010-14 mit einem Beitrag der ASSERVO:
http://www.pdfa.org/doku.php?id=cc:newsletter:newsletter_2010-14
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